Integritetspolicy

Här beskriver vi hur VoltVibe Sweden AB behandlar personuppgifter när du besöker vår webbplats, kontaktar oss, begär offert eller blir kund.

1. Vem ansvarar för personuppgifterna?

VoltVibe Sweden AB, organisationsnummer 559592-3573, Lupinvägen 23, 246 50 Löddeköpinge, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs i denna policy.

Kontakt för integritetsfrågor och för att utöva dina rättigheter: installation@voltvibe.se.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du skickar en förfrågan via formuläret på webbplatsen får vi det du fyller i: namn, telefonnummer, eventuell e-postadress och adress där arbetet ska göras, vad förfrågan gäller och ditt meddelande.

Blir du kund kan vi även behandla uppgifter om fastigheten och befintliga el-, solcells- och batterianläggningar, offert- och beställningsuppgifter, avtal, arbetsorder, servicehistorik, fakturauppgifter och kommunikation med oss.

Vid ROT-avdrag eller skattereduktion för grön teknik kan vi efter accepterad offert begära personnummer när det behövs för att administrera avdraget. Personnummer efterfrågas inte i webbplatsens formulär.

När du besöker webbplatsen registrerar webbservern tekniska uppgifter som IP-adress, webbläsare, tidpunkt och vilken sida som hämtades.

Vi för också besöksstatistik, se avsnitt 8. Den sparar inte din IP-adress och används inte för att identifiera dig.

Lämna inte känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, i fritextfält om det inte är nödvändigt. Om du lämnar sådana uppgifter bedömer vi hur de ska hanteras och raderar dem när de saknar behov eller rättsligt stöd.

3. Varför behandlar vi personuppgifter och med vilket stöd?

Besvara förfrågningar från formuläret, telefon och e-post: Kontaktuppgifter och ärendeinformation. Berättigat intresse av att hantera inkommande förfrågningar; åtgärder före avtal när förfrågan gäller ett avtal med dig.
Offerera, utföra och följa upp arbeten: Kontakt-, fastighets-, installations-, avtals- och serviceuppgifter. Fullgöra avtal med privatkund; berättigat intresse för kontaktpersoner hos företagskunder och för ärendeadministration.
Fakturering, bokföring och skattereduktion: Faktura- och betalningsuppgifter, i förekommande fall personnummer. Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse, bland annat bokförings- och skatteregler.
Support, garanti, reklamationer och rättsliga anspråk: Kund-, produkt- och ärendeuppgifter. Fullgöra avtal, rättslig förpliktelse och berättigat intresse att hantera anspråk.
Besöksstatistik: Vilka sidor som besöks, varifrån besökaren kom, webbläsare, enhet, språk och ungefärlig ort. Berättigat intresse av att förstå hur webbplatsen används och förbättra den.
Webbplatsens drift och säkerhet: IP-adress och tekniska uppgifter i webbserverns loggar. Berättigat intresse av att hålla webbplatsen tillgänglig och skydda formuläret mot missbruk.

4. Varifrån kommer uppgifterna?

Vi får normalt uppgifterna direkt från dig när du fyller i formuläret eller kontaktar oss. Vi kan även få relevanta uppgifter från din arbetsgivare eller beställare, från samarbetspartners, underentreprenörer och leverantörer i ett pågående uppdrag, eller från offentliga register när det är nödvändigt och tillåtet. Om vi får uppgifter från andra än dig lämnar vi information när GDPR kräver det.

5. Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för respektive ändamål.

Förfrågningar och offerter som inte leder till affär: som utgångspunkt högst 24 månader efter senaste relevanta kundkontakt, om fortsatt lagring är motiverad. Uppgifter raderas tidigare när behov saknas.
Kund-, avtals-, installations- och serviceuppgifter: så länge kundrelationen eller relevanta skyldigheter består och därefter så länge det behövs för exempelvis garantier, reklamationer eller rättsliga anspråk.
Bokföringsinformation: normalt sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
Webbserverns loggar: 3 dagar.
Besöksstatistik: 24 månader.

6. Med vem delar vi personuppgifter?

Vi delar bara uppgifter när det behövs och är tillåtet. Förfrågningar från formuläret skickas direkt till vårt kundsystem Syn-Q och sparas inte på webbservern. Syn-Q driver både kundsystemet och webbplatsen, på servrar i Stockholm. Syn-Q:s underbiträden framgår av Syn-Q:s personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi använder även Microsoft 365 för e-post och dokument och Visma för ekonomi. De behandlar personuppgifter på vårt uppdrag.

Uppgifter kan också lämnas till underentreprenörer, grossister, produktleverantörer och tillverkare för leverans, support och garanti, till nätägaren när en anläggning anmäls, och till myndigheter, till exempel Skatteverket vid skattereduktion eller när lagen kräver det. Vi säljer inte personuppgifter och delar inte kundlistor för andra företags marknadsföring.

7. Behandling utanför EU/EES

Kundsystemet och webbplatsen finns på servrar i Sverige. Microsoft och en del av Syn-Q:s underbiträden är amerikanska bolag eller har amerikanska moderbolag, och uppgifter kan därför bli åtkomliga utanför EU/EES. Sådan överföring sker med stöd av EU–US Data Privacy Framework när leverantören är certifierad enligt det, och annars med EU-kommissionens standardavtalsklausuler i leverantörens personuppgiftsbiträdesavtal. Kontakta oss för information om skyddsåtgärderna för din behandling.

8. Cookies och besöksstatistik

Webbplatsen använder inga cookies och inga annonsverktyg, och sparar ingenting i din webbläsare. Typsnitt, bilder och statistikskriptet hämtas från vår egen server, så inga uppgifter skickas till andra när du besöker sidorna.

Besöksstatistiken förs med Umami, som Syn-Q driver åt oss på samma servrar i Stockholm som webbplatsen. Den registrerar vilka sidor som besöks, varifrån du kom, webbläsare, operativsystem, typ av enhet, skärmstorlek, språk och ungefärligt land och ort. Om du skickar en förfrågan räknas det, men inget av det du har fyllt i följer med.

Din IP-adress kortas innan den når statistiken och sparas inte. Besök från samma webbläsare samma dygn räknas ihop med hjälp av ett värde som byts ut varje dygn, så att du inte kan följas från en dag till nästa. Har du slagit på Do Not Track i webbläsaren registreras inga besök alls.

9. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR, beroende på förutsättningarna, rätt att få information och tillgång till dina uppgifter, begära rättelse, radering eller begränsning, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse och begära dataportabilitet för vissa uppgifter.

Kontakta installation@voltvibe.se om du vill utöva en rättighet. Vi kan behöva kontrollera din identitet för att skydda dina uppgifter. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

10. Är det obligatoriskt att lämna uppgifter?

Uppgifter som behövs för att svara på en förfrågan eller fullgöra ett avtal kan vara nödvändiga för att vi ska kunna hjälpa dig. Om du inte lämnar sådana uppgifter kan det innebära att vi inte kan lämna offert, utföra arbete eller administrera skattereduktion.

11. Tekniska energidata

Uppgifter om energiförbrukning, anläggning och installationsstatus kan vara personuppgifter när de kan kopplas till en person eller ett hushåll. Vi använder sådana uppgifter endast i den utsträckning de behövs för offert, dimensionering, installation, felsökning eller service.

12. Automatiserade beslut och ändringar

Vi fattar inte beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för dig enbart genom automatiserad behandling. Vi kan uppdatera denna policy om våra behandlingar, tjänster eller lagkrav ändras. Aktuell version finns alltid här.